10 dicas para colocar em prática agora mesmo para turbinar sua produtividade

Na segunda eu falei nesse texto que ia liberar hoje uma lista de dicas para ser mais produtivo, lembra? Pois é, aqui está!

Pra ser mais produtivo é preciso, primeiro, ter foco nos seus objetivos, nas suas atividades diárias e, principalmente, na sua agenda, além de estar saudável, se alimentando bem, fazendo exercícios e bebendo muita água, de forma que seu corpo gere e mantenha energia de forma constante durante o dia.

  1. Liste suas metas e objetivos

                Pra saber o que fazer é preciso saber onde se está indo, não é mesmo? Se você não sabe qual o seu destino, vai ficar andando em círculos o tempo todo. Mas, mais importante que ter seus objetivos e metas claros, é saber o que abandonar no meio do caminho, quais ideias, objetivos ou projetos deixar de lado. Quem inventou que desistir é ruim? Desistir daquilo que não lhe interessa e não lhe faz bem é bem mais produtivo que ficar fazendo alguma coisa que não vai lhe levar à lugar nenhum.

  1. Faça sua lista de tarefas no dia anterior

                Decida como será o seu dia, na noite anterior. Dessa forma, você vai começar a criar uma atitude ativa em relação à sua agenda, ao invés de somente reagir aos acontecimentos e agendas das outras pessoas. Quando você passa a ter domínio da sua agenda, você passa a dar atenção àquilo que é importante para você e, portanto, se torna mais produtivo. Mas, lembre, não sobrecarregue seu dia com um turbilhão de tarefas que não serão cumpridas. Foque sua agenda em cumprir três grandes tarefas que são importantes para os seus objetivos. Simplifique: elimine o que não traz resultado e foque no que lhe interessa.

  1. Separe tempos de criação e contribuição na sua agenda

                Independente dos seus objetivos, sonhos e trabalho, todo mundo tem alguma função que envolve criar. Então, crie! Separe dois blocos de tempo na sua agenda especialmente pra criação. Seja de um produto, serviço, texto, trabalho, relatório. Nada de burocracia, emails, telefonemas ou atividades repetitivas, esse é o tempo dedicado somente à criação que precisa de atenção e cuidado. Você pode usar esse tempo também para contribuir com outras pessoas: dar atenção cuidadosa aos seus clientes, empregados, colegas, chefes, a sua equipe ou simplesmente oferecer ajuda a quem precisa.

  1. Saia do ciclo vicioso da tecnologia

                Adquira o hábito de não checar seus emails, mensagens, Whatsapp e telefonemas na primeira hora da manhã. Não comece o dia reagindo à agenda dos outros e deixe pra checar seus emails e mensagens para quando chegar no trabalho. Crie uma rotina para a sua manhã: tome café, leia um livro, leia o jornal, faça exercícios, medite, enfim. A ideia aqui é, de novo, começar o dia com uma atitude ativa em relação a sua agenda, fazendo o que é importante e não o que é urgente. Inclusive, dê preferências pra práticas criativas, como ler, escrever, ouvir música, dançar, desenhar, meditar, que energizam e turbinam o cérebro.

  1. Faça a atividade mais importante no primeiro momento

                Essa eu aprendi com Tim Ferriss. Organize sua agenda de modo que você faça a atividade mais importante do dia pela manhã. Assim, você cumpre a tarefa de uma vez, cria mais tempo pras outras tarefas e, de quebra, pode ganhar um tempo livre. O bônus vem com a diminuição do estresse, pois você já terminou a tarefa prioritária do dia.

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  1. Redes sociais e televisão

                Não vou lhe dizer pra banir da sua vida, longe de mim. Sou fissurada no Facebook. Mas todo mundo concorda que uma checada na sua timeline vira duas horas de coisas inúteis, não é? Então, tente checar suas redes sociais em momentos livres, como o almoço, lanches, à noite e tente deixá-las fechadas durante o trabalho.

                O mesmo serve para o email. Nada de ficar com o email aberto o dia inteiro! Determine horários específicos pra checar o email e nos outros horários deixe fechado. Nada é tão urgente se é entregue por email, então pode esperar duas horas até a próxima checagem. Se você, como eu, trabalha bastante com o email, dá para checar quatro vezes ao dia: quando chega no trabalho, antes do almoço, quando volta do almoço e antes de sair do trabalho. Depois das 18hrs, deixe para o próximo dia. Priorize a sua agenda e não a dos outros.

                Quanto à televisão, limite a uma ou duas horas por dia. Se você quer ver uma série, tente ver pelo computador. Assim como as redes sociais, a televisão lhe prende num limbo que você não consegue sair nunca mais até virar um zumbi. Quer ver as notícias do dia? Veja em sites. Séries? Netflix. Filmes? Vá ao cinema, alugue um filme, vejo no Netflix novamente. A televisão pode até mesmo ser completamente abolida da sua vida se você quiser.

  1. Esqueça o mito multitarefa

                Se você está fazendo duas tarefas a mesmo tempo, chances são que você não está fazendo nenhuma delas direito. E pior, está gastando mais tempo pra fazer ambas. Foque em uma atividade por vez, termine uma pra começar a outra. Faça uma lista de importância das tarefas e comece pelas que podem ser cumpridas em até cinco minutos. Um telefonema, um email, revisão de relatório, acompanhar um pedido. Passou de cinco minutos, comece pela mais importante e continue até chegar na que tem menor prioridade.

                Organize seu dia para evitar atrasos, que aumentam o estresse. Urgências devem ser analisadas e se realmente foram urgentes, coloque-as no topo da lista. Se não forem tão urgentes, cumpra-as depois das tarefas de cinco minutos. Lembre-se: priorize sempre a sua agenda e evite seguir a agenda dos outros, mesmo que você seja subordinado a alguém.

  1. Diminua as reuniões o máximo possível

                Eu sou, provavelmente, a pessoas que mais odeia reuniões. São, em geral, uma grande perda de tempo, que poderiam ser resolvidas, quase sempre, com um email. Se forem inevitáveis, tente mantê-las com o menor número de pessoas possível e sempre, sempre, sempre determine horário limite ou um determinado tempo para ela acontecer. A urgência do fim do tempo faz com que as pessoas se tornem mais seletivas e, portanto, a reunião termina mais rápido.

                Sempre que possível, tente resolver com um email, um telefonema, uma conversa de corredor. Reuniões sempre envolvem conversas, bate-papo que atrasam e tiram o foco do objetivo da reunião.

  1. Faça pausas estratégicas

                A cada hora de trabalho, faça uma pausa – beber água, ir no banheiro, se alongar na sua cadeira. Essas pausas não tiram o seu foco, pelo contrário, deixam você mais energizado para continuar trabalhando e, portanto, com mais foco no que você está fazendo.

  1. Delegue

                Se você não sabe fazer e não tem interesse ou necessidade em aprender, não faça, deixe outra pessoa que sabe e gosta dessa tarefa fazer. Vai lhe economizar tempo, energia, vai custa mais barato e, provavelmente, o resultado será melhor. Aprenda, também, a delegar atividades importantes, mas que estão lhe tomando muito tempo.

produtividade

Dica bônus – ferramentas
  • Wunderlist – esse é o aplicativo que uso pra organizar as minhas tarefas da semana e do dia. É muito simples e prático de usar. Depois que terminar a tarefa, é só clicar na caixinha e, plim, ele saiu da sua lista.
  • Evernote – aplicativo maravilhoso pra organizar suas anotações. Você organiza tudo em cadernos e fica tudo ali para ser acessado do computador, tablet ou smartphone. Ele tem até um aplicativo pra navegador que salva qualquer texto da internet pra você ler mais tarde. É ótimo.
  • Kanban flow – nesse site, você pode organizar suas tarefas em por fazer, fazer hoje, fazendo e feito, que com um simples arrastar com o mouse, você muda a tarefa de coluna. Você pode ainda, especificar quem mais está fazendo essa tarefa, quanto tempo vai levar e outras observações. O mais legal é que você pode incorporar a técnica do pomodoro nas tarefas e ter um reloginho marcando quinze minutos para focar só nessa tarefa.
  • Dropbox – linda e maravilhosa nuvem em que você coloca todos seus arquivos e pode simplesmente abrir em outro computador, no tablet ou smartphone. É muito prático.
  • Google Drive – ótimo pra quem trabalha pela internet e de forma compartilhada.

E aí, gostaram das dicas? Então, coloque-as em prática e seja produtivo!